Excelの一覧を店舗別シートに自動分割：5,000件のAI実例

店舗を絞り込み、コピーして新しいシートへ。6店舗分を終えたところで、元データの金額が変わる。面倒なのは最初の分割より、その後の更新です。

今回はGetSheetAIを使い、5,000件の一覧を6つの店舗別シートに分け、元のテーブルと連携させました。

元データは一か所で管理する

店舗列でグループ分けし、店舗名のシートを作り、元の見出しを残します。元テーブルにはレコードID、店舗、日付、商品、数量、金額があります。

データは架空のものです。画像は英語版ワークブックの実際の操作録画から抜き出しており、撮影したPCのExcelメニューは中国語です。

自然な言葉で依頼する

英語版の録画で送った指示を日本語にすると、次の内容です。

この一覧を店舗ごとに別のワークシートに分けてください。シート名は店舗名にして、元の見出しを残してください。元のテーブルに行を追加したり内容を変更したりしたら、店舗別シートも自動で更新されるようにしてください。

関数名やセル番地を書く必要はありません。「店舗」を部署や担当者に置き換えることもできます。店舗名に表記ゆれがあれば、先にデータを整えます。

6シートに5,000件を振り分ける

英語版ではLondonとManchesterが各834件、Bristol、Leeds、York、Oxfordが各833件。合計5,000件です。

保存した検証結果では、全レコード・全項目が一致し、分割による重複や欠落はありませんでした。見出しを維持し、日付と金額の表示も確認しています。出力はMasterDataテーブルを参照するFILTER数式で、単なる値のコピーではありません。

金額変更と行追加を試す

元テーブルの最初の金額を680から980に変えると、Londonシートにも反映されました。既存店舗の5,001件目を元テーブルに追加すると、該当する店舗シートにも新しい行が現れました。その後、元データを戻しています。

この更新のたびにAIへ分割を頼み直す必要はなく、Excelの数式が再計算します。

自分の業務で使うには

追加行は元テーブルの範囲に含め、数式の出力先は空けておきます。FILTER対応のExcelが必要です。今回は既存の6店舗が対象なので、新しい店舗には別途シートと数式を追加します。別ファイルへの書き出しや自動メール送信を示す実例ではありません。追加行の日付も確認しましたが、書式が無制限に延長されるという意味ではありません。

逆の作業なら複数Excelの結合、項目の補完なら3,000件の注文で4列を照合もご覧ください。短い動画は処理部分を早送りしており、再生時間は実際の処理時間ではありません。