Excelの請求・入金照合をAIで効率化：4,000行の実例

請求一覧と入金一覧はあるのに、顧客別の差額がすぐには分からない。GetSheetAIなら、照合ルールを文章で伝えて、Excel内に数式付きの集計表を作成できます。

今回の開発者デモでは、請求2,000行と入金2,000行を、110顧客の照合表にまとめました。片方のシートだけに存在する顧客も含め、照合時に元シートの値は変更していません。画像は模擬データを使った英語版デモの実画面です。

両方のシートから顧客を集める

InvoicesとPaymentsには、顧客ID、名称、伝票ID、日付、通貨、金額があります。同じ顧客が複数行に出るため、最初の一致だけを取り出す検索ではなく、顧客ごとの合計が必要です。

顧客IDは両シートの和集合から作ります。請求側だけを起点にすると、入金しかない顧客が抜けます。この例は単一通貨です。複数通貨なら「顧客ID＋通貨」で分けて集計します。

GetSheetAIに伝える指示

録画で使った英語の指示を日本語にすると、次の内容です。

InvoicesとPaymentsの全顧客IDを使って照合してください。片方のシートにしかいない顧客も含めます。新しいReconciliation表でSUMIFSによる合計、数式による差額とステータスを作り、フィルターを付けてください。全顧客数を確認してから全行を作成し、元の金額変更に連動させ、元シートは保持してください。

顧客リスト、集計式、差額、フィルターの設定をまとめて依頼することで、繰り返しの手作業を減らせます。

完成した照合表の見方

新しい表には顧客ID、名称、請求合計、入金合計、差額、ステータスがあります。差額は請求合計－入金合計。ステータスは一致、差額あり、請求のみ、入金のみを区別します。

110顧客の合計は元データと照合済みです。数値の貼り付けではなく数式が残り、差額のある行や特定顧客だけに絞れます。これは顧客別の照合であり、個々の入金を請求書へ割り当てる消込ではありません。

元の金額を変更するとどうなるか

C001の請求・入金合計は当初どちらも82,000でした。既存の入金1件を4,100から5,600に変えると、入金合計は83,500、差額は−1,500となり、ステータスも変わりました。その後、元の値に戻しています。

数式が参照する既存金額の変更には、集計を作り直す必要がありません。新しい行や顧客の自動追加まで保証する実験ではないため、その場合は参照範囲も指定します。

次の月次照合では、対象期間、顧客キー、通貨、新しい結果シートを明示してください。準備が必要ならExcelデータのクレンジング、1対1の検索なら3,000行の注文に4列を対応付ける例も参考になります。