Fusionar varios archivos Excel con IA: 5 archivos de tienda, una tabla de ventas
Vea cómo GetSheetAI combina cinco archivos Excel en una tabla de ventas de 2500 filas, mantiene una columna de tienda de origen y deja los archivos originales sin cambios.
Cinco tiendas le envían cinco archivos Excel. Necesitas una tabla de ventas.
Eso suena simple hasta que cambia entre libros, copia rangos, elimina los encabezados adicionales y trata de recordar qué filas provienen de qué tienda. El trabajo no es difícil. Es sencillamente repetitivo y se interpone entre usted y el análisis que realmente deseaba realizar.
En esta demostración de GetSheetAI, combinamos cinco archivos Excel que contienen 2500 registros de ventas en una sola hoja de trabajo. La solicitud estaba escrita en inglés corriente. GetSheetAI llevó a cabo la fusión dentro de Excel y agregó el tienda de origen junto a cada registro.
El punto de partida: cinco archivos con columnas coincidentes
La demostración utiliza datos de ventas simulados de cinco tiendas: Central, Eastpark, Northgate, Riverside y Westlake. Cada archivo contiene 500 registros y utiliza los mismos encabezados.
El objetivo es agregar esos registros en una tabla, no hacer coincidir dos tablas por ID de pedido, calcular un resumen de la tienda o eliminar transacciones repetidas.
| Archivos iniciales | Salida solicitada |
|---|---|
| Cinco libros de trabajo de tienda separados | Una hoja de trabajo Merged Sales en el libro actual |
| 500 registros por tienda | Se conservan los 2.500 registros |
| Una fila de encabezado en cada archivo | Una fila de encabezado en la parte superior |
| Nombre de la tienda en cada archivo | Una columna Source Store al lado de los registros |
| Cinco archivos originales | Archivos originales no modificados |
Mantener el tienda de origen es un pequeño detalle que hace que la tabla combinada sea mucho más útil. Puede volver a filtrar a una tienda sin volver a abrir las exportaciones originales.
Lo que le pedimos a GetSheetAI que hiciera
Esta es la solicitud en inglés utilizada en la demostración:
Merge the 5 attached store Excel files into a Merged Sales sheet in this workbook. Keep one header row, add a Source Store column from each filename, and keep all 2,500 records and the original files.
La solicitud nombra el destino, explica de dónde debe venir la etiqueta de origen y deja claro que cada registro pertenece al resultado. No hay una fórmula que escribir ni un guión que montar uno mismo.
Para sus propios archivos, reemplace la cantidad de archivos, el recuento de registros esperado y el nombre de destino con los que se ajusten a su tarea. Si los nombres de archivos identifican una región, sucursal o período de informe en lugar de una tienda, solicite esa etiqueta.
Cómo se ve el flujo de trabajo en Excel
- Abra el libro donde desea la tabla combinada.
- Abra GetSheetAI, elija Files, luego Upload y seleccione los cinco libros de origen.
- Haga que los archivos cargados estén disponibles para la conversación e ingrese la solicitud de fusión.
- Abra la hoja de trabajo resultante "Ventas fusionadas" y trabaje con los registros combinados.
En el ejemplo registrado, la salida contenía 2,500 registros, con 500 de cada tienda y un total de ventas de CNY 436.139,60. Las comprobaciones de casos confirmaron que los cinco anexos originales no habían cambiado.
Esta es una demostración para desarrolladores con datos simulados. El vídeo corto utiliza metraje de procesamiento acelerado; su tiempo de ejecución de 38 segundos no es una afirmación sobre cuánto tiempo lleva cada fusión.
Por qué es útil una tabla combinada
Una vez que los registros están en un solo lugar, la siguiente pregunta se vuelve más fácil. En lugar de abrir cinco libros para comparar ventas, puede filtrar la columna Source Store, ordenar los registros combinados o usar la tabla como punto de partida para un informe.
La ganancia práctica es menos viajes entre archivos y menos copiar y pegar manualmente. Mantiene los detalles a nivel de transacción en lugar de reducir todo a cinco totales antes de saber lo que desea analizar.
También ayuda a separar dos trabajos diferentes: primero combinar los registros, luego decidir si necesitan limpieza o resumen. Una fusión no debería convertirse silenciosamente en una tarea de deduplicación. Si desea un paso de limpieza posterior, déle sus propias reglas. Nuestro Excel guía de limpieza de datos recorre ese flujo de trabajo separado.
¿Este ejemplo cubre archivos con diferentes diseños?
Esta demostración utiliza cinco archivos con los mismos encabezados. No demuestra la asignación automática entre nombres de columnas no relacionadas, libros protegidos con contraseña o una canalización de actualización programada.
Para archivos con diferentes diseños, describa las columnas de salida deseadas y cómo cada columna de origen debe asignarse a ellas. Esta es una tarea diferente a apilar mesas iguales y merece su propia petición clara.
Comienza con los archivos que ya tienes
Si su próximo trabajo comienza con "combine estas exportaciones", ya tiene un buen punto de partida: los archivos, el destino y la regla para conservar sus etiquetas de origen.
Obtener GetSheetAI para Excel, adjunte los libros de trabajo y describa el resultado que necesita. GetSheetAI también es compatible con Google Sheets; Esta demostración muestra específicamente el complemento Excel.
Menos cambios entre archivos. Más tiempo trabajando con los datos.