Mehrere Excel-Dateien mit KI zusammenführen: 5 Filialdateien, eine Verkaufstabelle
Sehen Sie, wie GetSheetAI fünf Excel-Dateien in einer Verkaufstabelle mit 2.500 Zeilen kombiniert, eine Spalte für die Herkunftsfiliale beibehält und die Originaldateien unverändert lässt.
Fünf Geschäfte senden Ihnen fünf Excel-Dateien. Sie benötigen einen Verkaufstabelle.
Das klingt einfach, bis Sie zwischen Arbeitsmappen wechseln, Bereiche kopieren, die zusätzlichen Kopfzeilen entfernen und versuchen, sich zu merken, welche Zeilen aus welcher Filiale stammen. Die Arbeit ist nicht schwer. Es ist nur eine Wiederholung – und es steht zwischen Ihnen und der Analyse, die Sie eigentlich durchführen wollten.
In dieser GetSheetAI-Demo haben wir fünf Excel-Dateien mit 2.500 Verkaufsdatensätzen in einem einzigen Arbeitsblatt kombiniert. Die Anfrage wurde in normalem Englisch verfasst. GetSheetAI führte die Zusammenführung innerhalb von Excel durch und fügte den Herkunftsstandort neben jedem Datensatz hinzu.
Der Ausgangspunkt: fünf Dateien mit passenden Spalten
Die Demonstration verwendet simulierte Verkaufsdaten von fünf Geschäften: Central, Eastpark, Northgate, Riverside und Westlake. Jede Datei enthält 500 Datensätze und verwendet dieselben Header.
Das Ziel besteht darin, diese Datensätze in einer Tabelle anzuhängen – nicht zwei Tabellen anhand der Bestell-ID abzugleichen, eine Filialzusammenfassung zu berechnen oder wiederholte Transaktionen zu entfernen.
| Startdateien | Angeforderte Ausgabe |
|---|---|
| Fünf separate Geschäftsarbeitsmappen | Ein Merged Sales-Arbeitsblatt in der aktuellen Arbeitsmappe |
| 500 Datensätze pro Geschäft | Alle 2.500 Datensätze bleiben erhalten |
| Eine Kopfzeile in jeder Datei | Eine Kopfzeile oben |
| Filialname im jeweiligen Dateinamen | Eine Spalte Source Store neben den Datensätzen |
| Fünf Originaldateien | Originaldateien bleiben unverändert |
Das Beibehalten des Herkunftsstandorts ist ein kleines Detail, das die kombinierte Tabelle viel nützlicher macht. Sie können zu einem Shop zurückfiltern, ohne die ursprünglichen Exporte erneut zu öffnen.
Womit wir GetSheetAI beauftragt haben
Dies ist die englische Anfrage, die in der Demo verwendet wird:
Merge the 5 attached store Excel files into a Merged Sales sheet in this workbook. Keep one header row, add a Source Store column from each filename, and keep all 2,500 records and the original files.
Die Anfrage benennt das Ziel, erklärt, woher die Quellbezeichnung kommen soll und macht deutlich, dass jeder Datensatz in das Ergebnis gehört. Es gibt keine Formel zum Schreiben und kein Skript zum Selbstzusammenstellen.
Ersetzen Sie für Ihre eigenen Dateien die Anzahl der Dateien, die erwartete Datensatzanzahl und den Zielnamen durch diejenigen, die zu Ihrer Aufgabe passen. Wenn die Dateinamen eine Region, eine Filiale oder einen Berichtszeitraum anstelle eines Geschäfts identifizieren, fragen Sie stattdessen nach dieser Bezeichnung.
Wie der Workflow in Excel aussieht
- Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie die kombinierte Tabelle haben möchten.
- Öffnen Sie GetSheetAI, wählen Sie Files, dann Upload und wählen Sie die fünf Quellarbeitsmappen aus.
- Stellen Sie die hochgeladenen Dateien der Konversation zur Verfügung und geben Sie die Zusammenführungsanfrage ein.
- Öffnen Sie das resultierende Arbeitsblatt „Zusammengeführte Verkäufe“ und arbeiten Sie mit den kombinierten Datensätzen.
Im aufgezeichneten Beispiel enthielt die Ausgabe 2.500 Datensätze mit 500 in jedem Geschäft und einem Gesamtumsatz von CNY 436.139,60. Die Fallprüfungen bestätigten, dass die ursprünglichen fünf Anlagen unverändert waren.
Dies ist eine Entwicklerdemonstration mit simulierten Daten. Das kurze Video verwendet beschleunigt verarbeitetes Filmmaterial. Die Laufzeit von 38 Sekunden ist keine Aussage darüber, wie lange jede Zusammenführung dauert.
Warum eine kombinierte Tabelle nützlich ist
Sobald die Datensätze an einem Ort sind, wird die nächste Frage einfacher. Anstatt fünf Arbeitsmappen zu öffnen, um Verkäufe zu vergleichen, können Sie die Spalte Source Store filtern, die kombinierten Datensätze sortieren oder die Tabelle als Ausgangspunkt für einen Bericht verwenden.
Der praktische Vorteil besteht darin, dass weniger zwischen Dateien gewechselt und weniger manuell kopiert und eingefügt werden muss. Sie behalten die Details auf Transaktionsebene bei, anstatt alles auf fünf Summen zu reduzieren, bevor Sie wissen, was Sie analysieren möchten.
Es hilft auch, zwei verschiedene Aufgaben zu trennen: Zuerst die Datensätze zusammenfassen und dann entscheiden, ob sie bereinigt oder zusammengefasst werden müssen. Eine Zusammenführung sollte nicht stillschweigend zu einer Deduplizierungsaufgabe werden. Wenn Sie anschließend einen Bereinigungsschritt wünschen, geben Sie diesem eigene Regeln. Unser Excel Anleitung zur Datenbereinigung durchläuft diesen separaten Workflow.
Deckt dieses Beispiel Dateien mit unterschiedlichen Layouts ab?
Diese Demo verwendet fünf Dateien mit den gleichen Headern. Es wird keine automatische Zuordnung zwischen nicht verwandten Spaltennamen, kennwortgeschützten Arbeitsmappen oder einer geplanten Aktualisierungspipeline demonstriert.
Beschreiben Sie für Dateien mit unterschiedlichen Layouts die gewünschten Ausgabespalten und wie jede Quellspalte ihnen zugeordnet werden soll. Das ist eine andere Aufgabe als das Stapeln passender Tische und verdient eine eigene klare Aufforderung.
Beginnen Sie mit den Dateien, die Sie bereits haben
Wenn Ihre nächste Aufgabe mit „Bitte kombinieren Sie diese Exporte“ beginnt, haben Sie bereits einen guten Ausgangspunkt: die Dateien, das Ziel und die Regel für die Beibehaltung ihrer Quellbezeichnungen.
Holen Sie sich GetSheetAI für Excel, hängen Sie die Arbeitsmappen an und beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis. GetSheetAI unterstützt auch Google Sheets; Diese Demonstration zeigt speziell das Excel-Add-In.
Weniger Wechseln zwischen Dateien. Mehr Zeit für die Arbeit mit den Daten.