Meerdere Excel-bestanden samenvoegen met AI: 5 winkelbestanden, één verkooptabel
Zie hoe GetSheetAI vijf Excel-bestanden combineert in één verkooptabel van 2500 rijen, een kolom voor de bronwinkel behoudt en de originele bestanden ongewijzigd laat.
Vijf winkels sturen u vijf Excel-bestanden. U heeft één verkooptabel nodig.
Dat klinkt eenvoudig totdat u tussen werkmappen schakelt, bereiken kopieert, de extra headers verwijdert en probeert te onthouden welke rijen uit welke winkel komen. Het werk is niet moeilijk. Het herhaalt zich gewoon – en het staat tussen jou en de analyse die je eigenlijk wilde doen.
In deze GetSheetAI-demo hebben we vijf Excel-bestanden met 2.500 verkooprecords gecombineerd in één werkblad. Het verzoek is geschreven in gewoon Engels. GetSheetAI voerde de samenvoeging uit binnen Excel en voegde naast elk record de bronwinkel toe.
Het uitgangspunt: vijf bestanden met bijpassende kolommen
De demonstratie maakt gebruik van gesimuleerde verkoopgegevens van vijf winkels: Central, Eastpark, Northgate, Riverside en Westlake. Elk bestand bevat 500 records en gebruikt dezelfde headers.
Het doel is om deze records aan één tabel toe te voegen, niet om twee tabellen op bestelling-ID te matchen, een winkeloverzicht te berekenen of herhaalde transacties te verwijderen.
| Bronbestanden | Gevraagde uitvoer |
|---|---|
| Vijf afzonderlijke winkelwerkmappen | Eén Merged Sales-werkblad in de huidige werkmap |
| 500 records per winkel | Alle 2.500 records bewaard |
| Een koprij in elk bestand | Eén koprij bovenaan |
| Winkelnaam in elke bestandsnaam | Een kolom Source Store naast de records |
| Vijf originele bestanden | Originele bestanden ongewijzigd gelaten |
Het behouden van de bronwinkel is een klein detail dat de gecombineerde tabel veel nuttiger maakt. U kunt terugfilteren naar één winkel zonder de oorspronkelijke exports opnieuw te openen.
Wat we GetSheetAI hebben gevraagd te doen
Dit is het Engelse verzoek dat in de demo wordt gebruikt:
Merge the 5 attached store Excel files into a Merged Sales sheet in this workbook. Keep one header row, add a Source Store column from each filename, and keep all 2,500 records and the original files.
Het verzoek geeft de bestemming een naam, legt uit waar het bronlabel vandaan moet komen en maakt duidelijk dat elk record in het resultaat thuishoort. Er is geen formule om te schrijven en geen script om zelf samen te stellen.
Vervang voor uw eigen bestanden het aantal bestanden, het verwachte recordaantal en de bestemmingsnaam door de bestanden die bij uw taak passen. Als de bestandsnamen een regio, filiaal of rapportageperiode identificeren in plaats van een winkel, vraag dan om dat label.
Hoe de workflow eruit ziet in Excel
- Open de werkmap waarin u de gecombineerde tabel wilt hebben.
- Open GetSheetAI, kies Files en vervolgens Upload en selecteer de vijf bronwerkmappen.
- Maak de geüploade bestanden beschikbaar voor het gesprek en voer het samenvoegverzoek in.
- Open het resulterende werkblad 'Samengevoegde verkopen' en werk met de gecombineerde records.
In het opgenomen voorbeeld bevatte de uitvoer 2.500 gegevens, met 500 van elke winkel, en een verkooptotaal van CNY 436.139,60. Uit de zaakcontroles bleek dat de oorspronkelijke vijf bijlagen ongewijzigd waren.
Dit is een ontwikkelaarsdemonstratie met gesimuleerde gegevens. De korte video maakt gebruik van versnelde verwerking van beelden; de looptijd van 38 seconden is geen claim over hoe lang elke fusie duurt.
Waarom één gecombineerde tabel nuttig is
Zodra de records op één plek staan, wordt de volgende vraag eenvoudiger. In plaats van vijf werkmappen te openen om de verkopen te vergelijken, kunt u de kolom Source Store filteren, de gecombineerde records sorteren of de tabel als uitgangspunt voor een rapport gebruiken.
De praktische winst is minder reizen tussen bestanden en minder handmatig kopiëren en plakken. U behoudt de details op transactieniveau in plaats van alles terug te brengen tot vijf totalen voordat u weet wat u wilt analyseren.
Het helpt ook om twee verschillende taken te scheiden: eerst de records combineren en dan beslissen of ze moeten worden opgeschoond of samengevat. Een fusie mag niet stilletjes een ontdubbelingstaak worden. Als je daarna een opruimstap wilt, geef daar dan zijn eigen regels aan. Onze Excel handleiding voor het opschonen van gegevens doorloopt die aparte workflow.
Heeft dit voorbeeld betrekking op bestanden met verschillende lay-outs?
Deze demo gebruikt vijf bestanden met dezelfde headers. Het demonstreert geen automatische toewijzing tussen niet-gerelateerde kolomnamen, met een wachtwoord beveiligde werkmappen of een geplande vernieuwingspijplijn.
Beschrijf voor bestanden met verschillende lay-outs de gewenste uitvoerkolommen en hoe elke bronkolom daaraan moet worden toegewezen. Dat is een andere taak dan het stapelen van bijpassende tafels en verdient een eigen, duidelijk verzoek.
Begin met de bestanden die je al hebt
Als uw volgende taak begint met “combineer deze exports alstublieft”, heeft u al een goed startpunt: de bestanden, de bestemming en de regel voor het behouden van hun bronlabels.
GetSheetAI ophalen voor Excel, voeg de werkmappen toe en beschrijf het gewenste resultaat. GetSheetAI ondersteunt ook Google Sheets; deze demonstratie toont specifiek de invoegtoepassing Excel.
Minder schakelen tussen bestanden. Meer tijd om met de gegevens te werken.