Unisci più file Excel con AI: 5 file del negozio, una tabella delle vendite
Scopri come GetSheetAI combina cinque file Excel in una tabella di vendita di 2.500 righe, mantiene una colonna del negozio di origine e lascia invariati i file originali.
Cinque negozi ti inviano cinque file Excel. Hai bisogno di una tabella di vendita.
Sembra semplice finché non si passa da una cartella di lavoro all'altra, si copiano intervalli, si rimuovono le intestazioni aggiuntive e si tenta di ricordare quali righe provengono da quale negozio. Il lavoro non è difficile. È semplicemente ripetitivo e si frappone tra te e l'analisi che volevi effettivamente fare.
In questa demo di GetSheetAI abbiamo combinato cinque file Excel contenenti 2.500 record di vendite in un unico foglio di lavoro. La richiesta era scritta in inglese normale. GetSheetAI ha eseguito l'unione all'interno di Excel e ha aggiunto l'negozio di origine accanto a ciascun record.
Il punto di partenza: cinque file con colonne corrispondenti
La dimostrazione utilizza dati di vendita simulati da cinque negozi: Central, Eastpark, Northgate, Riverside e Westlake. Ogni file contiene 500 record e utilizza le stesse intestazioni.
L'obiettivo è aggiungere questi record in una tabella, non abbinare due tabelle per ID ordine, calcolare un riepilogo del negozio o rimuovere transazioni ripetute.
| File iniziali | Output richiesto |
|---|---|
| Cinque cartelle di lavoro del negozio separate | Un foglio di lavoro Merged Sales nella cartella di lavoro corrente |
| 500 record per negozio | Tutti i 2.500 record conservati |
| Una riga di intestazione in ogni file | Una riga di intestazione in alto |
| Nome del negozio in ciascun nome file | Una colonna Source Store accanto ai record |
| Cinque file originali | I file originali sono rimasti invariati |
Mantenere l'negozio di origine è un piccolo dettaglio che rende la tabella combinata molto più utile. Puoi filtrare fino a un negozio senza riaprire le esportazioni originali.
Cosa abbiamo chiesto di fare a GetSheetAI
Questa è la richiesta inglese utilizzata nella demo:
Merge the 5 attached store Excel files into a Merged Sales sheet in this workbook. Keep one header row, add a Source Store column from each filename, and keep all 2,500 records and the original files.
La richiesta nomina la destinazione, spiega da dove dovrebbe provenire l'etichetta di origine e chiarisce che ogni record appartiene al risultato. Non esiste una formula da scrivere né uno script da assemblare da soli.
Per i tuoi file, sostituisci il numero di file, il conteggio dei record previsto e il nome di destinazione con quelli adatti alla tua attività. Se i nomi dei file identificano una regione, una filiale o un periodo di riferimento anziché un negozio, chiedi invece quell'etichetta.
Come appare il flusso di lavoro in Excel
- Apri la cartella di lavoro in cui desideri la tabella combinata.
- Apri GetSheetAI, scegli Files, quindi Upload e seleziona le cinque cartelle di lavoro di origine.
- Rende disponibili alla conversazione i file caricati e inserisce la richiesta di unione.
- Apri il foglio di lavoro risultante "Vendite unite" e lavora con i record combinati.
Nell'esempio registrato, l'output conteneva 2.500 record, con 500 da ogni negozio e un totale delle vendite di CNY 436.139,60. Le verifiche del caso hanno confermato che i cinque allegati originari erano invariati.
Questa è una dimostrazione per sviluppatori con dati simulati. Il breve video utilizza filmati con elaborazione accelerata; il suo tempo di esecuzione di 38 secondi non è un'affermazione sulla durata di ogni unione.
Perché è utile una tabella combinata
Una volta che i record sono in un unico posto, la domanda successiva diventa più semplice. Invece di aprire cinque cartelle di lavoro per confrontare le vendite, puoi filtrare la colonna Source Store, ordinare i record combinati o utilizzare la tabella come punto di partenza per un report.
Il vantaggio pratico è rappresentato da meno viaggi tra i file e meno operazioni di copia e incolla manuali. Mantieni i dettagli a livello di transazione anziché ridurre tutto a cinque totali prima di sapere cosa vuoi analizzare.
Aiuta anche a separare due lavori diversi: prima unisci i record, poi decidi se necessitano di pulizia o riepilogo. Un'unione non dovrebbe diventare automaticamente un'attività di deduplicazione. Se desideri una fase di pulizia in seguito, assegnale le sue regole. Il nostro Excel guida alla pulizia dei dati attraversa quel flusso di lavoro separato.
Questo esempio riguarda file con layout diversi?
Questa demo utilizza cinque file con le stesse intestazioni. Non dimostra la mappatura automatica tra nomi di colonne non correlate, cartelle di lavoro protette da password o una pipeline di aggiornamento pianificato.
Per file con layout diversi, descrivi le colonne di output desiderate e il modo in cui ciascuna colonna di origine dovrebbe corrispondere ad esse. Questo è un compito diverso dall'impilare tabelle corrispondenti e merita una sua chiara richiesta.
Inizia con i file che hai già
Se il tuo prossimo lavoro inizia con "combina queste esportazioni", hai già un buon punto di partenza: i file, la destinazione e la regola per conservare le etichette di origine.
Ottieni GetSheetAI per Excel, allega le cartelle di lavoro e descrivi il risultato che ti serve. GetSheetAI supporta anche Google Sheets; questa dimostrazione mostra specificamente il componente aggiuntivo Excel.
Meno passaggi tra i file. Più tempo per lavorare con i dati.