Połącz wiele plików Excel za pomocą AI: 5 plików sklepu, jedna tabela sprzedaży
Zobacz, jak GetSheetAI łączy pięć plików Excel w jedną tabelę sprzedaży zawierającą 2500 wierszy, zachowuje kolumnę sklepu źródłowego i pozostawia oryginalne pliki niezmienione.
Pięć sklepów wysyła Ci pięć plików Excel. Potrzebujesz jednej tabeli sprzedaży.
Brzmi to prosto, dopóki nie przełączasz się między skoroszytami, kopiujesz zakresy, usuwasz dodatkowe nagłówki i próbujesz zapamiętać, które wiersze pochodzą z jakiego sklepu. Praca nie jest trudna. Jest po prostu powtarzalny i stoi pomiędzy tobą a analizą, którą faktycznie chciałeś przeprowadzić.
W tej wersji demonstracyjnej GetSheetAI połączyliśmy pięć plików Excel zawierających 2500 rekordów sprzedaży w jeden arkusz. Wniosek został napisany zwykłym angielskim. GetSheetAI przeprowadził scalanie wewnątrz Excel i dodał sklep źródłowy obok każdego rekordu.
Punkt wyjścia: pięć plików z pasującymi kolumnami
W demonstracji wykorzystano symulowane dane dotyczące sprzedaży z pięciu sklepów: Central, Eastpark, Northgate, Riverside i Westlake. Każdy plik zawiera 500 rekordów i używa tych samych nagłówków.
Celem jest dodanie tych rekordów do jednej tabeli, a nie dopasowanie dwóch tabel według identyfikatora zamówienia, obliczenie podsumowania sklepu lub usunięcie powtarzających się transakcji.
| Pliki startowe | Żądane dane wyjściowe |
|---|---|
| Pięć oddzielnych skoroszytów sklepu | Jeden arkusz Merged Sales w bieżącym skoroszycie |
| 500 rekordów na sklep | Zachowano wszystkie 2500 rekordów |
| Wiersz nagłówka w każdym pliku | Jeden wiersz nagłówka u góry |
| Nazwa sklepu w nazwie każdego pliku | Kolumna Source Store obok rekordów |
| Pięć oryginalnych plików | Oryginalne pliki pozostały niezmienione |
Utrzymywanie sklepu źródłowego to mały szczegół, który sprawia, że połączona tabela jest znacznie bardziej użyteczna. Możesz filtrować z powrotem do jednego sklepu bez ponownego otwierania oryginalnego eksportu.
O co poprosiliśmy GetSheetAI
To jest angielskie żądanie użyte w wersji demonstracyjnej:
Merge the 5 attached store Excel files into a Merged Sales sheet in this workbook. Keep one header row, add a Source Store column from each filename, and keep all 2,500 records and the original files.
Żądanie podaje nazwę miejsca docelowego, wyjaśnia, skąd powinna pochodzić etykieta źródłowa i wyjaśnia, że każdy rekord należy do wyniku. Nie ma żadnej formuły do napisania ani skryptu, który można samemu ułożyć.
W przypadku własnych plików zamień liczbę plików, oczekiwaną liczbę rekordów i nazwę docelową na te, które pasują do Twojego zadania. Jeśli nazwy plików zamiast sklepu wskazują region, oddział lub okres raportowania, poproś o tę etykietę.
Jak wygląda obieg pracy w Excelu
- Otwórz skoroszyt, w którym chcesz umieścić połączoną tabelę.
- Otwórz GetSheetAI, wybierz Files, następnie Upload i wybierz pięć skoroszytów źródłowych.
- Udostępnij przesłane pliki w rozmowie i wprowadź prośbę o połączenie.
- Otwórz powstały arkusz „Sprzedaż scalona” i pracuj z połączonymi rekordami.
W zarejestrowanym przykładzie dane wyjściowe zawierały 2500 rekordów, 500 z każdego sklepu i łączną sprzedaż 436 139,60 CNY. Kontrola spraw potwierdziła, że pięć pierwotnych załączników pozostało niezmienionych.
To jest demonstracja programisty z symulowanymi danymi. W krótkim filmie wykorzystano materiał poddany przyspieszonej obróbce; jego 38-sekundowy czas działania nie jest informacją o tym, ile czasu zajmuje każde połączenie.
Dlaczego jedna połączona tabela jest przydatna
Gdy zapisy znajdą się w jednym miejscu, kolejne pytanie stanie się łatwiejsze. Zamiast otwierać pięć skoroszytów w celu porównania sprzedaży, możesz przefiltrować kolumnę Source Store, posortować połączone rekordy lub użyć tabeli jako punktu wyjścia dla raportu.
Praktyczną korzyścią jest mniejsza liczba przejść między plikami i mniej ręcznego kopiowania i wklejania. Zachowujesz szczegóły na poziomie transakcji, zamiast ograniczać wszystko do pięciu sum, zanim dowiesz się, co chcesz analizować.
Pomaga także oddzielić dwa różne zadania: najpierw połączyć rekordy, a następnie zdecydować, czy wymagają one oczyszczenia, czy podsumowania. Scalanie nie powinno po cichu stać się zadaniem deduplikacji. Jeśli chcesz później przeprowadzić etap czyszczenia, nadaj mu własne zasady. Nasz Excel instrukcja czyszczenia danych wykonuje ten oddzielny proces.
Czy ten przykład dotyczy plików o różnych układach?
To demo wykorzystuje pięć plików z tymi samymi nagłówkami. Nie demonstruje automatycznego mapowania między niepowiązanymi nazwami kolumn, skoroszytami chronionymi hasłem ani zaplanowanym potokiem odświeżania.
W przypadku plików o różnych układach opisz żądane kolumny wyjściowe i sposób, w jaki każda kolumna źródłowa powinna na nie odpowiadać. Jest to zadanie inne niż układanie pasujących tabel i zasługuje na własne, jasne żądanie.
Zacznij od plików, które już masz
Jeśli Twoje następne zadanie zaczyna się od „połącz te eksporty”, masz już dobry punkt wyjścia: pliki, miejsce docelowe i zasadę zachowania etykiet źródłowych.
Zdobądź GetSheetAI dla Excel, dołącz skoroszyty i opisz oczekiwany wynik. GetSheetAI obsługuje również Google Sheets; ta demonstracja pokazuje konkretnie dodatek Excel.
Mniej przełączania między plikami. Więcej czasu na pracę z danymi.