Fusionner plusieurs fichiers Excel avec l’IA : 5 fichiers de magasin, un tableau de ventes

Cinq magasins vous envoient cinq fichiers Excel. Vous avez besoin d'une tableau de ventes.

Cela semble simple jusqu'à ce que vous passiez d'un classeur à l'autre, copiez des plages, supprimez les en-têtes supplémentaires et essayez de vous rappeler quelles lignes proviennent de quel magasin. Le travail n'est pas difficile. C’est simplement répétitif et cela s’interpose entre vous et l’analyse que vous vouliez réellement faire.

Dans cette démo GetSheetAI, nous avons combiné cinq fichiers Excel contenant 2 500 enregistrements de ventes en une seule feuille de calcul. La demande était rédigée dans un anglais ordinaire. GetSheetAI a effectué la fusion dans Excel et a ajouté le magasin source à côté de chaque enregistrement.

Le point de départ : cinq fichiers avec des colonnes correspondantes

La démonstration utilise des données de ventes simulées de cinq magasins : Central, Eastpark, Northgate, Riverside et Westlake. Chaque fichier contient 500 enregistrements et utilise les mêmes en-têtes.

L'objectif est d'ajouter ces enregistrements dans une seule table, sans faire correspondre deux tables par ID de commande, calculer un résumé du magasin ou supprimer les transactions répétées.

Fichiers de départ	Sortie demandée
Cinq classeurs de magasin distincts	Une feuille de calcul Merged Sales dans le classeur actuel
500 enregistrements par magasin	Les 2 500 dossiers conservés
Une ligne d'en-tête dans chaque fichier	Une ligne d'en-tête en haut
Nom du magasin dans chaque nom de fichier	Une colonne Source Store à côté des enregistrements
Cinq fichiers originaux	Fichiers originaux laissés inchangés

Conserver le magasin source est un petit détail qui rend le tableau combiné beaucoup plus utile. Vous pouvez filtrer vers un magasin sans rouvrir les exportations d'origine.

Ce que nous avons demandé à GetSheetAI de faire

Voici la requête anglaise utilisée dans la démo :

Merge the 5 attached store Excel files into a Merged Sales sheet in this workbook. Keep one header row, add a Source Store column from each filename, and keep all 2,500 records and the original files.

La requête nomme la destination, explique d'où doit provenir l'étiquette source et indique clairement que chaque enregistrement appartient au résultat. Il n’y a pas de formule à écrire ni de script à assembler soi-même.

Pour vos propres fichiers, remplacez le nombre de fichiers, le nombre d'enregistrements attendu et le nom de destination par ceux qui correspondent à votre tâche. Si les noms de fichiers identifient une région, une succursale ou une période de reporting au lieu d'un magasin, demandez plutôt cette étiquette.

À quoi ressemble le flux de travail dans Excel

1. Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez le tableau combiné.
2. Ouvrez GetSheetAI, choisissez Files, puis Upload et sélectionnez les cinq classeurs sources.
3. Rendre les fichiers téléchargés disponibles pour la conversation et saisir la demande de fusion.
4. Ouvrez la feuille de calcul « Ventes fusionnées » résultante et travaillez avec les enregistrements combinés.

Dans l'exemple enregistré, la sortie contenait 2 500 enregistrements, avec 500 pour chaque magasin et un total de ventes de 436 139,60 CNY. Les vérifications du dossier ont confirmé que les cinq pièces jointes initiales étaient inchangées.

Il s'agit d'une démonstration de développeur avec des données simulées. La courte vidéo utilise des séquences de traitement accélérées ; sa durée d'exécution de 38 secondes ne constitue pas une affirmation sur la durée de chaque fusion.

Pourquoi un tableau combiné est utile

Une fois les enregistrements regroupés au même endroit, la question suivante devient plus facile. Au lieu d'ouvrir cinq classeurs pour comparer les ventes, vous pouvez filtrer la colonne Source Store, trier les enregistrements combinés ou utiliser le tableau comme point de départ d'un rapport.

Le gain pratique est moins de déplacements entre les fichiers et moins de copier-coller manuel. Vous conservez les détails au niveau des transactions plutôt que de tout réduire à cinq totaux avant de savoir ce que vous souhaitez analyser.

Cela permet également de séparer deux tâches différentes : d'abord combiner les enregistrements, puis décider s'ils doivent être nettoyés ou résumés. Une fusion ne doit pas devenir silencieusement une tâche de déduplication. Si vous souhaitez une étape de nettoyage par la suite, donnez-lui ses propres règles. Notre Guide de nettoyage des données Excel parcourt ce flux de travail distinct.

Cet exemple couvre-t-il des fichiers avec des mises en page différentes ?

Cette démo utilise cinq fichiers avec les mêmes en-têtes. Il ne démontre pas le mappage automatique entre les noms de colonnes non liés, les classeurs protégés par mot de passe ou un pipeline d'actualisation planifiée.

Pour les fichiers avec des mises en page différentes, décrivez les colonnes de sortie souhaitées et comment chaque colonne source doit y être mappée. C’est une tâche différente de celle d’empiler des tables correspondantes et mérite sa propre demande claire.

Commencez avec les fichiers que vous possédez déjà

Si votre prochain travail commence par « veuillez combiner ces exportations », vous disposez déjà d'un bon point de départ : les fichiers, la destination et la règle de conservation de leurs étiquettes source.

Obtenez GetSheetAI pour Excel, joignez les classeurs et décrivez le résultat dont vous avez besoin. GetSheetAI prend également en charge Google Sheets ; cette démonstration montre spécifiquement le complément Excel.

Moins de commutation entre les fichiers. Plus de temps à travailler avec les données.