Rapprocher les factures ZUGFeRD et les paiements dans Excel avec l’IA
Une démonstration GetSheetAI dans Excel : rapprochement des factures ZUGFeRD, cumul des paiements partiels, doublons et soldes actualisés par des formules.
Captures réelles d’une démonstration locale du développeur avec des données simulées, et non des données clients. L’interface originale est conservée. Les vidéos courtes comprennent des séquences accélérées.
Sept fichiers ne représentent pas forcément sept factures. Une facture peut aussi recevoir plusieurs paiements. Le rapprochement dans Excel consiste à associer fournisseur et numéro de facture, additionner les paiements correspondants, puis calculer le solde.
Cette démonstration GetSheetAI utilise des factures ZUGFeRD d’exemple et des paiements simulés. Elle a été enregistrée dans une version locale de développement avec un import de factures étendu, pas encore déployé dans la version publique. La méthode fonctionne aussi avec des lignes de factures déjà présentes dans Excel.
Six factures et quatre états de paiement
Les sept fichiers correspondent à six factures uniques. Le résultat figure dans Rechnungsabgleich, les paiements d’origine dans Zahlungen.
| Contrôle | Résultat |
|---|---|
| Fichier en double | Compté une seule fois |
| Même numéro, autre fournisseur | Factures distinctes |
| Total des soldes positifs | 3453 EUR |
| Trop-payé | 35 EUR, séparément |
| Paiement sans facture | 42 EUR, conservé comme exception |
Un trop-payé chez un fournisseur ne doit pas masquer un impayé chez un autre.
Préparer les données de départ
La liste des factures contient fournisseur, numéro, date, échéance, montant dû, devise et référence source. Celle des paiements contient identifiant, date, destinataire, référence de facture, montant et devise. Gardez les numéros de facture au format texte.
Dans la capture, Lieferant GmbH et Handwerker GmbH utilisent tous deux 471102. Ce numéro seul n’est donc pas une clé suffisante. Préférez un identifiant fournisseur stable, définissez une correspondance entre les variantes de nom et ajoutez la devise si plusieurs monnaies sont présentes.
Une consigne à réutiliser
Crée une nouvelle feuille de rapprochement. Associe les paiements par fournisseur et numéro de facture, additionne les paiements partiels et affiche montant dû, payé, solde et état. Compte les fichiers identiques une seule fois, mais garde leur trace. Sépare les trop-payés et les paiements sans facture. Utilise des formules et conserve les feuilles sources.
SOMME.SI.ENS permet de cumuler plusieurs paiements. Une simple recherche du premier résultat ne suffit pas. Le solde est le montant dû moins les paiements ; fixez aussi une tolérance d’arrondi pour le classement.
Un solde qui suit les nouveaux paiements
Deux versements de 200 EUR et 140,96 EUR couvrent une facture de 340,96 EUR. Une autre facture de 300 EUR, payée à hauteur de 120 EUR, laisse 180 EUR. Payer 500 EUR sur une facture de 465 EUR donne −35 EUR, donc un trop-payé.
Dans le test, remplacer 120 par 300 fait passer le solde de 180 à 0 et le total positif de 3453 à 3273. Les autres factures et les formules restent inchangées. La valeur initiale est ensuite restaurée. On peut ainsi actualiser le classeur au lieu de recommencer le rapprochement.
Distinguer copie et contradiction
Une copie identique peut être exclue du total sans perdre sa référence. Des montants différents pour une même clé constituent un conflit à conserver. Cette vérification porte sur six factures et 48 champs sources, pas sur tous les formats de documents.
Pour partir de tableaux existants, consultez le rapprochement des factures et paiements et le guide de l’IA pour Excel.
