Transformez les données Excel en un rapport de ventes Word avec l'IA : une démo de 10 000 commandes
Découvrez comment GetSheetAI transforme 10 000 commandes Excel simulées en un rapport Word modifiable avec le classement des magasins, l'analyse des catégories, les tendances hebdomadaires et les prochaines étapes.
La feuille de calcul est prête. Le rapport ne l’est pas.
Vous avez les enregistrements de ventes dans Excel, mais quelqu'un a besoin d'un document Word : un bref aperçu, le classement des magasins, les performances des catégories, les tendances hebdomadaires et quelques prochaines étapes utiles. Vient maintenant une autre série de copies de tableaux, d’écriture d’explications et d’organisation des titres.
C'est le transfert que nous avons exploré dans cette démo GetSheetAI. Nous avons téléchargé un classeur Excel contenant 10 000 commandes simulées vers le complément GetSheetAI dans Word, puis avons créé un rapport de ventes modifiable en trois requêtes.
Le but n'était pas de coller l'image d'une feuille de calcul dans un document. Il s’agissait de transformer des enregistrements détaillés en un rapport que les gens pourraient lire et continuer à éditer dans Word.
Ce qui s'est passé dans la démonstration
Le classeur couvre dix magasins, cinq catégories de produits et quatre semaines. Chaque ligne représente une commande. Les montants sont au format CNY et le champ de coût représente le coût des marchandises vendues, et non toutes les dépenses liées à l'exploitation d'une entreprise.
L'aperçu résultant rapporte :
| Métrique | Résultat de la démonstration |
|---|---|
| Commandes | 10 000 |
| Ventes | 1 838 162,45 CNY |
| Coût des marchandises vendues | 861 431,00 CNY |
| Bénéfice brut | 976 731,45 CNY |
| Marge brute | 53,1% |
Ici, le bénéfice brut signifie les ventes moins le coût des marchandises vendues. La marge brute est le bénéfice brut divisé par les ventes. Il ne s’agit pas d’un bénéfice net après loyers, salaires et autres dépenses de fonctionnement.
Il s'agit de chiffres issus de notre démonstration simulée, et non de résultats clients. Les tableaux numériques du rapport ont été comparés aux enregistrements sources dans le cadre de la préparation de la démonstration.
Étape 1 : télécharger le fichier Excel et créer la synthèse
Démarrez dans Word avec le complément GetSheetAI ouvert. Téléchargez le classeur, puis sélectionnez-le comme référence pour la conversation. Cela donne à la requête une source de données spécifique au lieu de demander à l'assistant d'inventer un rapport à partir d'un seul sujet.
Notre première demande était :
Create an English sales report in Word from these 10,000 simulated orders. Start with an executive overview and all ten stores ranked by sales. Include sales, order count, gross profit and gross margin. Use clear headings and compact tables; amounts are CNY. We will add category and weekly analysis next.
Ceci établit l'aperçu destiné au public et la comparaison des magasins avant d'ajouter plus de détails. Le document généré identifie Southtown comme le plus grand magasin en termes de ventes dans cet ensemble de données.
Étape 2 : ajouter la vue des catégories sans recommencer
La requête suivante étend le rapport existant :
From the uploaded Excel, add a Category Performance section with all five categories: sales, order count, gross profit and gross margin, plus a short analysis. Keep the existing report. Amounts are CNY.
Cette section fait une distinction utile entre le volume des ventes et la marge. Dans les données de démonstration, l'électronique a les ventes les plus élevées mais la marge brute de la catégorie la plus faible, tandis que la papeterie a la marge la plus élevée et les ventes les plus faibles.
Ces comparaisons donnent au rapport un sujet de discussion au-delà de « les ventes ont augmenté ». Ils soulèvent des questions sur la répartition des catégories et les prix sans prétendre que la feuille de calcul explique à elle seule pourquoi les clients ont acheté ce qu'ils ont fait.
Étape 3 : ajouter les tendances hebdomadaires et terminer le rapport
La requête finale ajoute la vue temporelle et ferme le document :
From the uploaded Excel, add a Weekly Trends section with all four weeks: sales, order count, gross profit and gross margin, plus a short trend analysis. Finish with three specific recommendations grounded in the report. Remove any unfinished notes, including the introductory sentence that category and weekly analysis will be added later. Keep the existing overview, store and category sections.
La demande préserve explicitement les sections complétées et supprime la phrase précédente « nous ajouterons ceci plus tard ». Cette petite instruction permet de transformer une séquence d’ajouts en un seul document final.
Le rapport complété comporte cinq sections principales : Présentation générale, classement des magasins par ventes, performances des catégories, tendances hebdomadaires et recommandations. Ses quatre tableaux Word natifs couvrent la vue d’ensemble et les trois vues de comparaison.
Quel travail cela vous enlève-t-il ?
Le flux de travail rassemble l'agrégation, la création de tableaux, les explications et la structure du document dans Word. Vous n'avez pas besoin de copier manuellement chaque tableau récapitulatif de Excel, puis de créer le premier brouillon écrit autour de celui-ci.
La sortie reste un document Word modifiable. Vous pouvez modifier l'introduction, ajouter un contexte métier ou adapter les titres au format de reporting habituel de votre équipe.
La démo est construite avec trois étapes, et non avec une invite magique. La vidéo de 40 secondes compresse les images de traitement ; il s'agit d'une procédure pas à pas et non d'un test d'exécution de 40 secondes.
Adaptez les requêtes à votre prochain rapport
Donnez à GetSheetAI la période de reporting, la devise, la définition des coûts pertinente et les comparaisons dont vos lecteurs ont besoin. Un gérant de magasin peut souhaiter un classement des succursales ; une autre équipe peut se soucier davantage des catégories de produits ou des changements hebdomadaires.
Commencez par l’aperçu. Ajoutez les sections qui aident quelqu'un à comprendre les chiffres. Conservez le rapport lié au classeur téléchargé plutôt que de le remplir avec un langage commercial générique.
Si vos enregistrements de ventes sont toujours répartis dans des classeurs distincts, leur combinaison constitue une étape préalable. Notre Guide d'automatisation Excel couvre les façons d'aborder le travail répétitif sur feuille de calcul. Pour explorer le côté document, voir Capacités Word de GetSheetAI.
Explorer GetSheetAI. Le fichier Excel que vous possédez déjà peut être le point de départ du rapport Word que vous devez encore rédiger.